Manual de políticas y protección de datos

1. Objetivo

Con la implementación de la presente política, ABG CONSORCIO INMOBILIARIO S.A. pretenden garantizar la reserva de la información y la seguridad sobre el tratamiento que se le dará a la misma a todos los clientes, proveedores, empleados y terceros de quienes ha obtenido legalmente información y datos personales conforme a los lineamientos establecidos por la normatividad regulatoria del derecho al Habeas Data. Así mismo, a través de la expedición de la presente política se da cumplimiento a lo previsto en la Ley 1581 de 2012.

2. Aplicación del Manual

El presente documento presenta políticas y procedimientos tiene en cuenta el registro de datos personales realizado en forma presencial, no presencial. ABG CONSORCIO INMOBILIARIO S.A., realiza directamente del tratamiento de los datos Personales; sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento exigiendo así mismo al encargado, la atención e implementación de este manual para la protección de los datos personales y la estricta confidencialidad de los mismos, si es el caso.

3. Marco legal

La Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, tiene por objetivo desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma. Los principios y disposiciones contenidas en la mencionada ley son aplicables a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento.

4. Definiciones

Las definiciones acá presentadas, son herramienta que permite la correcta y apropiada interpretación de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, estas son necesarias para la protección del habeas data, lo que contribuye a definir las responsabilidades en el tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad:

Se debe informar de forma verbal o escrita por parte del responsable, a la persona a quien pertenecen los datos personales, se informa la existencia de las políticas de tratamiento de información que se aplicará, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Autorización

Consentimiento previo, expreso e informado del titular de los datos personales para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Autorización

Consentimiento previo, expreso e informado del titular de los datos personales para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Base de datos

Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato personales

Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables. Debe entonces entenderse el “dato personal” como una información relacionada con una persona natural (persona individualmente considerada).

Dato público

Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Dato personal público

Toda información personal que es de conocimiento libre y abierto para el público en general.

Dato personal privado

Toda información personal que tiene un conocimiento restringido, y en principio privado para el público en general.

Dato semiprivado

Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.

Dato sensible

Aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.

Encargado del tratamiento

Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Responsable del tratamiento

Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular

Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Transferencia

La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión

Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

Transmisión

Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

Tratamiento

Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. Oficial de protección de datos: Es la persona que tiene como función la vigilancia y control de la aplicación de la Política de Protección de Datos Personales.

Accesibilidad

De acuerdo con las disposiciones legales, los datos el acceso y circulación será restringido acorde con la naturaleza del dato y con las autorizaciones dadas por el Titular o demás personas previstas en la Ley.

Confidencialidad

Atendiendo la anterior definición, se garantiza la confidencialidad de los datos dependiendo de la naturaleza del mismo. Por lo tanto, se guardará reserva de la información durante y después de terminadas las actividades que justifican el tratamiento de los datos personales.

5. Principios

En desarrollo y aplicación de la Ley 1581 de 2012 y demás normatividad vigente, se aplicarán de manera armónica e integral los siguientes principios.

Seguridad

Medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

5. Principios

En desarrollo y aplicación de la Ley 1581 de 2012 y demás normatividad vigente, se aplicarán de manera armónica e integral los siguientes principios.

Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos

El Tratamiento a que se refiere la ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

Principio de libertad

El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Principio de transparencia

En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de ABG CONSORCIO INMOBILIARIO S.A. en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Principio de acceso y circulación restringida

El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley; Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

Principio de seguridad

La información sujeta a Tratamiento por ABG CONSORCIO INMOBILIARIO S.A, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de confidencialidad

Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas por la Ley.

6. Tratamiento de datos

ABG CONSORCIO INMOBILIARIO S.A. restringirá el tratamiento de datos personales a lo estrictamente indispensable y solicitará consentimiento previo y expreso a los titulares informando sobre la finalidad exclusiva de su tratamiento. Se acoge a la regla general según la cual el Tratamiento de datos sensibles está prohibido por la Ley, salvo en los siguientes casos:
  • Cuando el Titular ha autorizado expresamente el Tratamiento.
  • Cuando por Ley no sea requerido el arrogamiento de dicha autorización.
  • Cuando el Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular.
  • Cuando el Tratamiento sea efectuado por una fundación, ONG, asociación o cualquier organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical.
  • El Tratamiento sea necesario para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
  • El Tratamiento obedezca a una finalidad histórica, estadística o científica. En este caso, se deben suprimir las identidades de los Titulares.
  • Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  • Datos de naturaleza pública.
  • Casos de urgencia médica o sanitaria.
  • Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
  • Quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la presente ley.

7. Derechos de los titulares de las bases de datos

ABG CONSORCIO INMOBILIARIO S.A. acepta y garantiza a los titulares de los datos personales los siguientes derechos fundamentales:
  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a ABG CONSORCIO INMOBILIARIO S.A. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  • Solicitar prueba de la existencia de la autorización otorgada, salvo los casos en los que la Ley exceptúa la autorización.
  • Recibir información por parte de la ABG CONSORCIO INMOBILIARIO S.A, previa solicitud previa solicitud firmada por el titular, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  • Presentar quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
  • Modificar y revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos personales, cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales vigentes. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
  • Tener conocimiento y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

8. Clasificación de las bases de datos

Bases de datos de clientes (Descripción)
Bases de datos de Empleados (Descripción)
Bases de datos de Contratistas y Proveedores (Descripción)

9. Deberes de ABG CONSORCIO INMOBILIARIO S.A. como ente responsable y encargado del
tratamiento de datos personales

Los Datos Personales son de propiedad de las personas a las que se refieren y solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. Así mismo, ABG CONSORCIO INMOBILIARIO S.A. hará uso de dichos datos solamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada y respetando, en todo caso, la normatividad vigente sobre la Protección de Datos Personales. Se atenderá los deberes previstos para los responsables y Encargados del Tratamiento, contenidos en el artículo 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012, o normas que la reglamenten o modifiquen, a saber:
  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  • Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
  • Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  • Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
  • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
  • Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
  • Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares o a quien estos designen en los términos señalados en la presente ley.
  • Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
  • Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  • Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
  • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

10.Comunicación sobre la política de autorización

ABG CONSORCIO INMOBILIARIO S.A solicitará previamente la autorización para el tratamiento de datos personales por cualquier medio que permita ser utilizado como prueba. Según el caso, dicha autorización puede ser parte de un documento más amplio como, por ejemplo, de un contrato, o de un documento específico (formato, formulario, otrosí, etc.). En caso de tratarse de datos de carácter personal privados correspondientes a personas naturales, la descripción de la finalidad del tratamiento de los datos se informará mediante el mismo documento específico o adjunto.

11.Mecanismos de comunicación

En concordancia a la Ley 1581 de 2012, solamente a los Titulares de datos personales privados que correspondan a personas naturales, previa acreditación de la identidad del titular, legitimidad, o personalidad de su representante, poniendo a disposición de éste, sin costo o erogación alguna, de manera detallada, los respectivos datos personales tratados, a través de cualquier medio de comunicación, incluyendo los electrónicos que permitan el acceso directo del titular. Dicho acceso, se sujeta a los límites establecidos en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013. Los datos de contacto para acceder a la comunicación son: Responsable del Tratamiento: Gerencia General Oficial De Protección De Datos: Gerencia Administrativa Correo: arriendos@abg.com.co Dirección: Calle 94ª # 11ª-39 Teléfono: PBX 6212828 Horario de atención: lunes a viernes: 7:00 a.m. a 1:00 p.m. y de 2:00 p.m. a 5:00 p.m.

Autorizaciones

La autorización puede estar representada en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web. Se implementará y adoptará las acciones pertinentes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo se obtuvo autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin. La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de: Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. Datos de naturaleza pública. Casos de urgencia médica o sanitaria Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas. NOTA: Para los datos obtenidos antes del año 2018 la compañía realizará una campaña de información mediante los correos electrónicos suministrados en las bases de datos enunciadas en este manual y la publicación de este manual y la política de protección de datos en la página web.

11.Mecanismos de comunicación

En concordancia a la Ley 1581 de 2012, solamente a los Titulares de datos personales privados que correspondan a personas naturales, previa acreditación de la identidad del titular, legitimidad, o personalidad de su representante, poniendo a disposición de éste, sin costo o erogación alguna, de manera detallada, los respectivos datos personales tratados, a través de cualquier medio de comunicación, incluyendo los electrónicos que permitan el acceso directo del titular. Dicho acceso, se sujeta a los límites establecidos en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013. Los datos de contacto para acceder a la comunicación son: Responsable del Tratamiento: Gerencia General Oficial De Protección De Datos: Gerencia Administrativa Correo: arriendos@abg.com.co Dirección: Calle 94ª # 11ª-39 Teléfono: PBX 6212828 Horario de atención: lunes a viernes: 7:00 a.m. a 1:00 p.m. y de 2:00 p.m. a 5:00 p.m.

Consulta

Los titulares de los datos personales podrán consultar la información de carácter personal que repose en cualquier base de datos de ABG CONSORCIO INMOBILIARIO S.A mediante solicitud directa al correo electrónico arriendos@abg.com.co o solicitud por escrito radicada en nuestras oficinas ubicadas en la Calle 94ª # 11ª-39. La respuesta se emitirá en un término máximo de diez (15) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. En el evento en el que una solicitud de consulta no pueda ser atendida dentro del término antes señalado, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo las razones por las cuales no se ha dado respuesta a su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamaciones

Toda reclamación será atendida por el Responsable del tratamientos de las bases de datos ABG CONSORCIO INMOBILIARIO S.A. por lo tanto el Titular de datos personales privados que correspondan a una persona natural y considere que la información contenida o almacenada en una base de datos puede ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes y principios contenidos en la normatividad sobre Protección de Datos Personales. El tiempo de respuesta de la reclamación será de cinco (10) días hábiles.

Actualización, rectificación y/o supresión

ABG CONSORCIO INMOBILIARIO S.A rectificara y actualizará a solicitud del Titular, la información de carácter personal que corresponda a personas naturales, que resulte incompleta, inexacta, en un tiempo no mayor a quince (15) días, el caso de que dicha solicitud sea procedente y de conformidad con el procedimiento y lo términos antes señalados en este manual. La supresión implica la eliminación o borrado seguro, total o parcial, de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados, pero derecho de supresión no es un derecho absoluto. ABG CONSORCIO INMOBILIARIO S.A. como responsable del tratamiento de datos personales, puede negar o limitar el ejercicio del mismo cuando: a. El titular de los datos tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones económicas, la investigación y persecución de delitos. Esta respuesta se dará igualmente en el mismo plazo.

Anulación de la autorización

El titular de datos personales puede revocar en cualquier momento, el consentimiento al tratamiento de éstos, siempre y cuando, no lo impida una disposición legal, contractual con la compañía o prevalezca la relación comercial.

12.vigencia

Las políticas y procedimiento establecido en el presente manual para el tratamiento de datos personales entrarán en vigencia a partir del mes de julio de 2017, fecha en que se publica en nuestra página WEB www.abg.com.co